第一部分：【七大常用管理工具】

一、SWOT分析法

(一)定义：是用来确定企业自身的竞争优势、竞争劣势、机会和威胁，从而将公司的战略与公司内部资源、外部环境有机地结合起来的一种科学的分析方法。

(资料图片仅供参考)

(二)成功应用SWOT分析法的简单规则：

1、进行SWOT分析的时候必须对公司的优势与劣势有客观的认识。

2、进行SWOT分析的时候必须区分公司的现状与前景。

3、进行SWOT分析的时候必须考虑全面。

4、进行SWOT分析的时候必须与竞争对手进行比较，比如优于或是劣于你的竞争对手。

5、保持SWOT分析法的简洁化，避免复杂化与过度分析。

6、SWOT分析法因人而异。

(三)SWOT分析法的意义

帮企业清晰地把握全局，分析企业在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对企业的成功有非常重要的意义。

二、PDCA循环规则

PDCA是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Adjust(纠正)的第一个字母，PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理，并且循环不止地进行下去的科学程序。

1、P (plan) 计划，包括方针和目标的确定，以及活动规划的制定。

2、D (Do) 执行，根据已知的信息，设计具体的方法、方案和计划布局；再根据设计和布局，进行具体运作，实现计划中的内容。

3、C (check) 检查，总结执行计划的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题。

4、A (Adjust)纠正，对总结检查的结果进行处理，对成功的经验加以肯定，并予以标准化；对于失败的教训也要总结，引起重视。对于没有解决的问题，应提交给下一个PDCA循环中去解决。

以上四个过程不是运行一次就结束，而是周而复始的进行，一个循环完了，解决一些问题，未解决的问题进入下一个循环，阶梯式上升。

【PDCA循环的意义】

每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃。

三、6W2H法

What：工作的内容和达成的目标；

Why：做这项工作的原因；

Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；

When：在什么时间、什么时间段进行工作；

Where：工作发生的地点；

Which：哪一种方法或途径；

How：用什么方法进行；

Howmuch：需要多少成本？

【6W2H的意义】

做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于思路的条理化，杜绝盲目性。

四、SMART原则

S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；

M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；

A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；

R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；

T代表有时限(timebound)，注重完成绩效指标的特定期限。

意义：们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。

五、时间管理象限法则

A、重要且紧急

紧急状况、迫切的问题、限期完成的工作、你不做其他人也不能做

B、重要不紧急

准备工作、预防措施、价值观的澄清、计划、人际关系的建立、真正的再创造、增进自己的能力

C、紧急不重要

造成干扰的事、电话；信件、报告；会议；许多迫在眉捷的急事；符合别人期望的事

D、不重要不紧急

忙碌琐碎的事、广告函件、电话、逃避性活动、等待时间

优先顺序=重要性X紧迫性，在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

六、任务分解法[WBS]

即WorkBreakdownStructure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

1、WBS分解的原则：

将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

2、WBS分解的方法：

至上而下与至下而上的充分沟通；一对一个别交流；小组讨论。

3、WBS分解的标准：

分解后的活动结构清晰；逻辑上形成一个大的活动；集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；所有活动全部定义清楚。

4、WBS的意义

学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能做到心里有数，才能有条不紊地工作，才能统筹安排工作时间表。

七、二八原则

“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的”。按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明：

80%的销售额是源自20%的顾客；

80%的电话是来自20%的朋友；

80%的总产量来自20%的产品；

80%的财富集中在20%的人手中；

二八定律可以解决的问题：时间管理问题、重点客户问题、财富分配问题、资源分配问题、核心产品问题、关键人才问题、核心利润问题、个人幸福问题等等。

启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

第二部分：绩效辅助的六种工具

绩效辅助是指消除绩效障碍、促进绩效的不同干预手段，它是一种绩效工具，在操作者执行任务期间，为其提供完成任务所需的信息。

为了有效使用该工具，操作者需要具备使用绩效辅助和完成工作任务所需的知识和技能。

绩效辅助在生活中随处可见。从小学生的九九乘法表，到工程师的计算尺；从商场内的导视系统，到街道上的交通标志；从点菜的菜单，到做菜的菜谱……绩效辅助能够让人们在做每件事时更轻松。

对于企业来说，绩效辅助不仅可以让工作更轻松，还能在市场竞争中为企业带来竞争优势。

常见的绩效辅助工具有六种：流程图和算法、已完成的例子或模型、文本形式的工作程序、决策表格、文本或图片列表、清单。

1、流程图和算法

以图形的格式来描绘一项工作任务的流程，让使用者知道从何处开始、何时输入信息、何时处理某事、何时要做决定、何时转到程序中的其他部分，以及何时结束。无论是新手还是专家，通常都能很好地运用这一工具。流程图和算法更适用于具有多种行动和多种决策选项的工作流程，越专业的操作者，就越倾向于使用流程图和算法。

2、已完成的例子或模型

之前提及的拼图的例子就属于工作任务已完成的一个模型或例子。模型或例子可以是特定工作任务中对已完成产品的精确复制；也可以是以更具通用性的、提供已完成产品或任务为主的形式或构件，操作者以特定工作内容来替换其中的通用性质内容。申请表格、提案样本、自助式表格等，都是属于这一类绩效辅助。

3、文本形式的工作程序

文本形式的工作程序是“为达到期望结果必须采取的步骤列表”。它描述的是做事方法（必要的行为）和要达到的结果（完成的情况），比如各种常见的使用说明书和维修手册等。

4、决策表格

决策表格能够帮助使用者针对多面性的复杂问题做出最终决策。我们所熟悉的句型“如果……就……”就是典型的决策表格，例如：为一个房间选择配色方案，如果想让小房间显得大一点，就选择中性的单色方案。你可以把这种规则做成表格的形式，为配色决策提供各种不同的方案选项。

5、文本或图片列表

当你和孩子玩折纸游戏时，一本折纸大全的图解也许是最有帮助的。另外，还有我们经常使用的地图、地铁线路图、公交线路图、飞机航班的安全卡片，以及在办公桌上经常出现的内部联系电话表，都是文本或图片列表。

6、清单

清单可以是一张含有3~5项“要做的事情”的列表，当你每完成一项后，就在列表中勾去一项；也可以是一系列复杂的工作程序，只有完成并确认了前一步，才能进行下一步。飞机驾驶员在每次起飞前进行安全检查的清单，就是一个很好的例子。

清单在绩效改进技术中占据独特优势，可以被用作培训或在岗评估工具，以达成三个目的：

一是在培训中，学员可以使用清单来确保必要行为训练的正确进行；

二是在培训结束时，观察员可以使用清单来记录学员是否准确遵循了行为流程；

三是在岗位工作上，操作者使用清单来确保其按正确的流程进行工作。

【如何设计绩效辅助工具？】

六类绩效辅助工具分别适用于不同的工作情景，当我们为工作任务或内容选择用哪一类绩效辅助工具时，应根据其对绩效提高的作用做出决策。这就意味着，当任务的复杂程度较高时，可能需要同时使用多项绩效辅助工具。

要保证绩效辅助工具的成功运用，还需要注意以下四点：

1、操作者必须是在操作工作任务期间使用绩效辅助工作；

2、操作者使用绩效辅助工具独立完成工作任务时，必须具有所需的全部知识和技能；

3、绩效辅助的操作必须是一目了然的，否则必须含有使用指示；

4、操作者必须能够自己使用绩效辅助，无需外部指示。

以上四点强调了绩效辅助工具在工作中的使用，一方面要求操作者拥有所需知识和能力，另一方也要求绩效辅助便于使用。

只有让操作者最终形成行为习惯，才能达到提升工作绩效的目的，同时也使其本身的工作更轻松，帮助企业摆脱重复性工作的困扰。

(完)

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